Het Nieuwe Vergaderen

Soms kun je van de nood een deugd maken... ik was al lange tijd van plan om eens te kijken wat er nu precies voor applicaties op de markt zijn voor online meetings en hoe ze werken. Maar ja, in alle drukte kwam het daar niet van. Tot nu toe dan. Omdat ik voor volgende week ben uitgenodigd om een bijdrage te leveren aan een ronde tafelgesprek over het Nieuwe Werken- en het logistiek onmogelijk bleek om daarbij fysiek in Rotterdam aanwezig te zijn- heb ik mij vanmiddag eens gestort op het onderzoeken van de 'online vergadermarkt'.

Doel van de zoektocht was om tot de keuze van een tool te komen die we volgende week kunnen inzetten. Dat houdt in dat ik allereerst mijn wensen op een rij moest zetten. In mijn geval waren die:

• ik wil een presentatie kunnen houden (Powerpoint of Prezi) en daar mondeling uitleg bij kunnen geven;
• de aanwezigen zien minimaal mijn presentatie in real-time - en misschien ook mij erbij;
• ik wil met de andere aanwezigen contact kunnen hebben, minimaal met chat maar als het kan ook via video-conferencing;
• het is fijn als er integratie is met tools die ik toch al gebruik, bijvoorbeeld Skype- maar een vereiste is het niet;
• ik wil een oplossing die makkelijk te gebruiken is en niet met al teveel ingewikkelde interfaces en schermen, dat werkt niet prettig tijdens een presentatie;
• ik wil het liefst een oplossing vanuit mijn browser: tijd-, plaats- en besturingssysteemonafhankelijk. En als ik wel moet downloaden, dan moet het zowel onder Windows als Mac OS kunnen draaien;
• en omdat ik een echte Hollandse ben, wil ik een goedkope (liefst gratis!) tool. En als ik dan toch moet betalen, dan liever per sessie en geen abonnement. 

Met dit boodschappenlijstje ging ik op zoek naar de mogelijkheden. Daarbij waren mij de volgende applicaties getipt:

• Zoho
• Microsoft Netmeeting
• Netviewer

Zelf vond ik daar nog bij als potentiële kanshebbers:

• Dimdim
• Yugma
• Gotomeeting
• Hermix
• Via3

MS Netmeeting en Hermix vielen voor mij vrij snel af om dezelfde reden: ze zijn volledig met Microsoft Office geïntegreerd, waarbij Netmeeting niet compatibel is met XP. Ik zou het volgende week dus niet eens kunnen gebruiken, al zou ik het willen, aangezien dat op het NA het besturingssysteem is.

Bij de anderen heb ik zoveel mogelijk de demo's (meestal screencasts of presentaties op YouTube) bekeken. En hoe subjectief en politiek incorrect ook: ik kreeg dermate vlekken in mijn nek van de Amerikaanse dame die Gotomeeting presenteerde, dat die ook fluks van mijn shortlist verdween.

Netviewer was de enige Nederlandstalige (althans, slecht vertaalde!) aanbieder. Veel uitleg en commerciële teksten (ook op de commercie gericht trouwens), maar ik kon zo snel geen demo vinden, geen voorbeeldschermen hoe het dan werkt, of op een andere manier een hint hoe het zou moeten werken. Daarnaast is het een applicatie die je moet downloaden- en de gratis versie werkt alleen met Windows.  Ook deze aanbieder verdween van het lijstje.

Via3 ziet er aantrekkelijk uit, maar heeft 2 nadelen ten opzichte van de andere pakketten: er bestaat geen gratis variant.  Er is alleen een 15 dagen 'free trial' periode en daarna betaal je altijd een maandelijkse fee. De goedkoopste variant is weliswaar maar $4,95 per maand, maar dan mis je ook weer wat functionaliteit. O ja, en ook hier moet worden gedownload.

Blijven over Zoho, Dimdim en Yugma. En hier wordt het lastig. Ze hebben alledrie een gratis variant, waarbij het aardig appels en peren vergelijken is. Zo biedt Zoho een gratis 1 op 1 account aan, en Yugma een gratis account met maar liefst 20 participanten kent. Zoho heeft geen video- maar wel audio-ondersteuning, terwijl Yugma een Skype-integratietool heeft. Maar Zoho zou als een veel breder samenwerkingspakket kunnen functioneren (online meeting is maar één van de toepassingen die ze bieden), en dat is natuurlijk ook wel weer interessant.

Dimdim is eigenlijk de enige volledig browsergebaseerde toepassing, voor de andere twee moet je toch een widget downloaden. Bovendien ziet de interface er compleet, maar redelijk overzichtelijk en eenvoudig uit. Op basis hiervan heb ik dan ook een lichte voorkeur voor Dimdim.  Christian heeft Dimdim ook al eens getest en positief bevonden, maar op andere blogs lees ik ook over performanceproblemen, met name op gebied van geluid en beeld.

Kortom: dat wordt even uitproberen en testdraaien! Wie wil er proefkonijn zijn- en met welk pakket? En natuurlijk zijn suggesties voor andere tools, die aan mijn wensenlijstje voldoen, ook altijd welkom!