Orde in de chaos..

Ken je dat? Je neemt je voor om je werk nu eens echt goed te organiseren. Je vindt een methode die al je problemen op lijkt te lossen. Je bent een dag bezig om alles op orde te brengen en volgens dat nieuwe systeem in te richten. Je werkt er een maand mee, misschien 2 maanden. En dan versloft het langzaam weer. Totdat je beeldscherm weer is verdwenen onder de geeltjes, de dossiers, te lezen artikelen en to do lijstjes overal en nergens zwerven en je het gevoel hebt dat je toch links en rechts soms iets over het hoofd ziet. Ik heb dat regelmatig. Of, liever gezegd, ik hàd dat regelmatig. 

Eigenlijk ben ik een chaoswerker. Ik weet altijd feilloos waar ik mijn dossiers en informatie kan vinden in de stapels en vergeet nauwelijks iets. In loondienst werkte dat prima, maar als zzp'er, met veel verschillende activiteiten en opdrachten naast elkaar, werd ik er onrustig van. Niet alleen omdat ik bang was dingen over het hoofd te zien trouwens: mijn bureau staat namelijk in de woonkamer, naast de bank. Je ongeorganiseerde chaos blijft je dan verwijtend aanstaren, ook als je besloten hebt dat het genoeg was voor vandaag. Daarnaast vindt F het niet acceptabel in onze verder redelijk strakke en opgeruimede woonkamer. Het was wederom tijd voor een oplossing dus. 

Een paar jaar geleden was ik al eens in aanraking gekomen met het Getting Things Done principe (GTD). Van alle time-/ work management methodes die ik kende vond ik dat het meest pragmatisch en ik heb het ook een tijdje in de praktijk gebracht. Waar het voor mij uiteindelijk op vastliep was dat ik alles digitaal probeerde te doen. En hoewel ik digitaal georiënteerd ben, is pen en papier soms toch een stuk sneller en praktischer. Daarnaast voelt pen en papier wat losser, vrijer of creatiever - dat kan ik niet zo goed uitleggen, maar ik denk dat veel van jullie wel snappen wat ik bedoel.  

Toen ik voor mijzelf besloten had dat ik toch echt mijn werk op een overzichtelijker manier moest organiseren greep ik terug op deze methode. Maar niet zonder dat ik eerst wat online research deed naar hybride toepassingen van GTD- een combinatie van papier en digitaal dus. Zo kwam ik achtereenvolgens terecht op de blogs van Peter, Pigpog en hyalineskies. Van daaruit heb ik- zoals iedereen ;)- mijn eigen systeem gemaakt- hoewel ik voor de inrichting van mijn GTD-notitieboekje veel heb gevolgd van hyalineskies. Kort gezegd komt het op het volgende neer: 

• Ik heb verschillende inboxen: digitaal (mail), fysiek (postbakje) en in een notitieboekjes (gedachten, gespreksverslagen, etc);
• Bij het verwerken van de inboxen gaan alle Volgende Acties gaan naar mijn Things-systeem op de computer (en iPhone). Daar bewaar ik alles wat ik deze week wil/ moet doen in de Next Actions. De overflow gaat in het mapje 'someday'. Alleen de dingen met een echte deadline geef ik ook een datum mee, die verschijnen in 'Today'. Anders dan hyalineskies gebruik ik echter geen Post-it tags, maar gekleurde paperclips om de verschillende rubrieken snel te kunnen vinden. Ik vind dat wat compacter en het risico dat er iets kwijtraakt is een stuk kleiner. 
• Mijn GTD-notitieboekje bevat mijn inbox, maar ik werk er ook projecten uit naar Volgende Acties en zet zaken en ideeën die ik wil doen maar niet op korte termijn in een sectie 'ooit nog eens'. Ik houd er ook een lijstje met blogideeën in bij. 

Ik werk er nu al een flink aantal weken mee en ik vind de combinatie van papier en digitaal erg prettig en intuïtief werken. Dit zou dus zomaar eens een blijvertje kunnen zijn... Welke methode hanteren jullie om je werk te organiseren?